La rendición de cuentas es un documento, no una promesa
Pregúntale a cualquiera en un proyecto en apuros si se toma en serio la rendición de cuentas y dirá que sí, y lo creerá. La rendición de cuentas no es, en la mayoría de los fracasos, una cuestión de intención. Casi todos tienen la intención de rendir cuentas. El problema es que una rendición de cuentas construida sobre la intención se construye sobre la memoria, y la memoria tiene una vida media. Seis meses después de una decisión, quienes la tomaron la recuerdan distinto, vagamente, o ya siguieron adelante y no la recuerdan en absoluto. La promesa era sincera. Simplemente no sobrevivió.
Esa es la incómoda distinción en el centro de cada fracaso de gobernanza: una promesa es un estado mental, un documento es un hecho. Una promesa vive en las personas y se degrada conforme olvidan, se van y reinterpretan. Un documento queda fuera de todo eso. Dice lo mismo en el mes seis que en el día uno, sin importar quién recuerde qué. Cuando decimos que un proyecto rinde cuentas, casi siempre nos referimos a la versión documento, aun cuando creemos hablar de la versión promesa.
Por qué la intención no se puede auditar
No se puede auditar un estado mental. No se pueden convocar las buenas intenciones de alguien a una reunión para examinar si se sostienen. Lo único examinable es lo que se escribió — y por eso, en la práctica, la rendición de cuentas no es el sentimiento de responsabilidad sino la existencia de un registro que liga a una persona nombrada con una decisión en un momento dado. « Si no está registrado, no ocurrió » suena duro hasta que has visto a una sala llena de gente sincera incapaz de reconstruir quién acordó qué. Después de eso, suena simplemente como una descripción de la realidad.
Nada de esto afirma que la gente sea deshonesta. Afirma que la gente es gente. La memoria es reconstructiva, no una grabación; cada vez que recordamos un hecho lo reconstruimos sutilmente, y la reconstrucción deriva hacia lo que esperábamos o deseábamos cierto. Dos colegas honestos pueden salir de la misma reunión con recuerdos genuinamente distintos de lo que se decidió, y ambos pueden ser del todo sinceros. El registro es el árbitro que no tiene interés en el resultado.
Convertir promesas en documentos
El movimiento práctico es dejar de tratar la documentación como el papeleo que viene después del trabajo de verdad, y empezar a tratarla como el lugar donde la rendición de cuentas realmente vive. Es un cambio de actitud más que de herramienta. Significa que una decisión no se considera tomada hasta que se registra. Significa que una aprobación no se considera dada hasta que deja un rastro. Significa que la pregunta « ¿de quién es esto? » se responde señalando un archivo, no recordando una conversación.
Una decisión no es definitiva hasta que está escrita donde otros pueden encontrarla.
Un responsable no queda asignado hasta que la asignación se registra, no solo se entiende.
Un compromiso con fecha le gana a un compromiso con un sentimiento, siempre.
Si reconstruirlo requiere una llamada telefónica, no estaba realmente documentado.
La prueba es simple y un poco incómoda
Elige un compromiso del que tu equipo dependa ahora mismo — una decisión, una aprobación, una pertenencia. Pregúntate si existe como documento o como promesa. Si es una promesa, le estás confiando a la memoria un trabajo que la memoria nunca ha hecho de forma fiable. Convertirlo en documento toma minutos hoy y evita la reconstrucción que, dentro de seis meses, podría ser imposible. La rendición de cuentas no es la intensidad con que la gente siente la responsabilidad. Es si el registro puede nombrar quién fue responsable una vez que todos olvidaron.
Volvemos a esta idea desde un ángulo distinto cada semana en nuestra serie sobre rendición de cuentas. La promesa es la parte fácil. El documento es la parte que sigue ahí cuando cuenta.
